O prefeito Paulo Cola tem priorizado investimentos na gestão e organização do Arquivo Público do município, desde que assumiu o cargo em 2021. Ao longo dos últimos anos, uma série de medidas foram implementadas visando aprimorar os serviços oferecidos.
No segundo semestre de 2022, uma empresa especializada foi contratada para auxiliar nos processos de organização do arquivo. Desde então, os resultados têm sido positivos, com uma notável melhoria na celeridade para encontrar processos administrativos no setor de arquivo.
Em 2023, a gestão avançou ainda mais com a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos. Essa comissão teve a função de avaliar periodicamente os documentos arquivados, garantindo uma gestão ainda mais eficiente e atualizada dos registros municipais. Esses avanços refletem o compromisso da administração municipal em promover transparência, eficiência e modernização na gestão documental do município.
O foco dessas iniciativas é promover uma administração mais eficiente, reduzir os custos operacionais e otimizar os espaços físicos destinados ao arquivo. Uma das principais ações de 2024 foi a elaboração e publicação do Plano de Classificação de Documentos (PDC) e da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), voltados para as atividades meio e finalísticas. Essas medidas têm como objetivo facilitar o controle e a rápida recuperação de informações, além de garantir a avaliação e destinação adequada dos documentos produzidos e recebidos em toda a administração pública municipal.
A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) é um instrumento importantíssimo nesse processo, determinando prazos e diretrizes para a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos, com o intuito de otimizar e racionalizar os recursos e espaço físico envolvidos em tais demandas. Até o momento, aproximadamente 5 mil caixas de arquivo, contendo por volta de 4 milhões de páginas e mais de 80 mil processos arquivados, já foram tratadas e inventariadas.
Para fortalecer ainda mais o setor, foi contratado um profissional arquivista, já com experiência em arquivo público, além de outro profissional em formação na área. Essa medida visa valorizar e aprimorar o trabalho que está em desenvolvimento e conta também com um servidor que já está há anos no setor. A próxima etapa será a publicação do primeiro edital de ciência de eliminação de documentos, baseado na TTD e na legislação do CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos do Governo federal, garantindo uma gestão transparente e responsável na guarda e na organização dos documentos e arquivos públicos do município.
Fonte: Assessoria PMP
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